24 / 02 / 04
Word 排版指南
Word，令人抓狂
如何处理下划线？
当我们拿到文件需要填写信息时，会发现原先给出的空格并不是下划线，他们看起来非常规整。
但当你将信息填入之后，发现排版乱掉了，并且文字并没有添加下划线
于是你添加了下划线，出现了下图所示的情况
很显然这并不是我们想要的结果。出现这种情况的原因是，原先给文档排版的人并没有使用下划线，换言之，这条线根本不是下划线，而是我们在英文状态下打出的 _ 字符，他们连接在一起，看起来似乎很美观，但这给文档的填写者造成了巨大的困难。
如何解决
当然是找到这份文档的创建者，当面质问他你这样做是错的
这份文档本身的格式不规范，因此我们需要将 _ 字符更换为下划线，并让其尽量符合原始样式。
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首先，你需要将这一行中的 “下划线” 删除，删除后，排版的样式可能会有些许错乱，这是因为默认使用了居中排版或其他排版格式所致，不用担心，后面会讲解怎样解决排版问题，我们先来调整下划线。
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其次，我们添加下划线，选择为文字添加下划线，它位于 Word 开始菜单栏字体部分。添加下划线的快捷键是
Ctrl+U。
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选中下划线后，我们尝试敲几下空格，看看下划线是否显示，如果没有出现下划线，而开始菜单栏的下划线功能已经被启用了，说明我们需要启用为尾部空格添加下划线，启用方式为以此点击左上角文件 - 左下角选项 - 左边栏选中高级 - 向下滚动鼠标 - 勾选为尾部空格添加下划线，点击确定。重新尝试添加下划线。（这就是为什么文档创建者选择使用
_字符而不是添加下划线，因为缺少了这一设置，下划线不能被正确显示出来）
如何使文字上下对齐？
紧接上文，我们处理完下划线后，有时会发现无论如何敲击空格，上下文字总是对不齐。-
这是因为当我们输入空格时，空格会占据一部分空间，空格并不是为调整对齐（缩进）而设置的，我们需要使用 Tab 键设置对齐，当我们敲击 Tab 键时，Word 会认为我们在调整对齐（缩进），这是 Word 的自动更正功能。
😢什么？还是对不齐？
如果即使使用了 Tab 键，上下文字还是没有被对齐，那么这就需要检查段落的对齐方式了。段落功能位于 Word 开始菜单栏的段落部分。检查上下两段文本是否采用了相同的段落对齐方式，如果不同，可以调整上下两段文本，使他们采取相同的对齐方式，例如居中对齐，或两端对齐。随后调整文本和下划线，完成对齐。
🤕什么？还是对不齐？
文档发给我！我看看文档创建者用的是什么奇葩方法。
如何处理页码？
设置页码是一件很简单的事情，只需要选择 Word 菜单栏的插入，找到页码，选择合适的位置（例如页面底端），选择合适的样式（底部居中）插入就可以了。但通常事情没有这么简单，有时正文才配的上 12345-
，而辅文（文前辅文、文内辅文、文后辅文）等需要使用额外的页码（i ii iii iv v）。如何为辅文设置页码格式呢？
双击页面底端的部分，或者点击 Word 插入菜单栏，找到页码，选择设置页码格式，找到自己想要的页码样式。-
这样，页码就设置成功了。然而，新的问题出现了，全部的文章都被设置成了这一格式，而我只需要将辅文设置成特定的页码格式，怎么办呢？请看如何添加分页符。
如何添加分隔符？
有时我们要把辅文和正文区别开，在同一页的左右两栏分别写作，或者为不同的章节设置不同的页码等格式。首先，我们要明白，辅文不属于正文，Word 并不清楚哪里是辅文，哪里是正文，因此我们需要标记辅文结束、正文开始的位置，这需要用到分隔符。
首先将光标移动到需要分隔的位置，在布局菜单栏中找到页面设置部分，点击分隔符，查看各个分隔符的作用。如果需要将辅文与正文分开，可以选择分页符。
如何添加章节导航？
🚥 注意：为文字添加章节导航会导致改变原有文字格式，包括字号、字体、字体颜色等，请谨慎操作
章节导航不仅可以使我们快速的索引到需要浏览的章节，而且也是生成目录所必需的条件。
要设置文章整体的章节导航，最便捷的方法是打开视图菜单栏，点击大纲视图。
在大纲视图中，可以调节文本的大纲级别。要设置大纲级别，只需要选中需要调整的文本，并使用大纲工具选择合适的级别。你也可以使用左箭头快速将文本上调一级，或使用左双箭头调整至一级，右箭头同理。当我们调整完毕后，选择关闭大纲视图，返回到普通视图。
返回普通视图后，你应该可以在左侧导航窗格看到你刚才调整的标题层级。如果没有出现导航窗格，可以勾选视图菜单栏，显示栏的导航窗格，或使用快捷键 Ctrl+F 快速打开导航窗格。 Ctrl+F 快捷键也是绝大多数软件中的搜索快捷键。
然而，你会发现刚才设置的所有标题的字体格式全部发生了变化。固然我们可以依次重新为文字设置格式，但这不仅繁琐，也容易出差错。为此，我们可以为文字设定字符样式。
如何添加设定字符样式
字符样式为文本排版提供了预设好的各种样式，方便快速排版。Word 预设了一套字符样式，但绝大多数时候这些样式并不是我们想要的，因此，我们需要自己设定一套为自己所用的样式。
在开始菜单栏样式界面点击右下角的小角标进入样式设定界面，其快捷键是 Alt+Shift+Ctrl+S。你也可以右键点击需要修改的样式，点击修改。
进入后，我们点击下方的新建样式，命名为章节标题，样式类型选择链接段落和字符，然后在格式中调整所需的格式，这里我选择中文宋体 16 点字号（三号）加粗，然后点击左下角选择段落，将其设定为 3 级大纲级别。你也可以点击左下角的格式按钮对更多字符和段落格式做更具体的调整，这些调整都会成为这一套字符样式，随着你的设定而被应用。
如果你设置的文本样式可以应用到其他文档中，你可以通过文字样式管理界面下方的管理样式导出你所需要的字符样式文件。
如何添加并调整目录？
在结构良好的 Word 界面中我们常常会为其设置目录，自动生成的目录需要提前为文档设置层级。在大纲视图设定好文档的层级结构后，从引用菜单栏的目录部分选择自动目录，Word 会自动生成目录页，你也可以选择手动目录，并手动填写目录内容，然而当正文内容变更后，自动目录可以通过更新目录而自动同步正文的更改，而手动目录则需要手动重新调节。
当然，默认的目录样式并不是我们所需要的格式，因此我们也需要对目录格式进行调整。目录格式也属于上文讲过的字符样式，在引用菜单栏找到目录部分，点击目录，从下拉页面中找到自定义目录，选择修改，修改进入到字符样式修改界面，在这里对目录样式进行修改。同样，你可以保存、导出修改后的样式文件以便其他文档使用。
如何添加编号？
为文章自动添加编号的功能是又一大玄学功能，其中的门路如果摸不清就会产生 “干脆用键盘把编号手动敲上去” 这种想法，这的确是一种解决思路，但至少我们可以先试着调整一下自动编号。
选中一段文本，找到开始菜单栏的段落部分，左上角的是无序编号（项目符号），右边的是有序编号（编号），选择有序编号右侧的下拉菜单，点击适合自己的有序编号。当完成编号后，在这段文字的末尾回车，Word 会自动添加第二段编号，我们可以利用这个原理快速调整格式。方法是在第二段文本开头处按退格键（Backspace）使其与第一段文本合并，然后回车（Enter）这时第二段文本也被添加上了有序编号。你也可以使用格式刷，为其他文本快速添加编号。
选择一段具有编号的文本，按 Tab 会自动进入下一级编号，在菜单栏段落部分选中多级列表下拉菜单可以选择其他样式的编号。
如何调整编号？
编号的数字和格式有可能并不如意，这时我们需要手动调整编号。
当编号的数字层级有问题时，例如需要编号为 2.1，但只有第一级编号 3，这时选择编号所在的行，在开始菜单栏段落部分选择多级列表，更改列表级别为需要的级别。
当自动添加的编号并不是我们想要的数字时，右键编号，选中设置编号值，勾选继续上一列表并勾选前进量（跳过数），在下方设置需要的编号值。
如何调整编号前后空出来的部分
为了调整这后面多出的部分，我们首先要了解当点击编号时究竟发生了什么。
当我们对一段文本编号后，文本除了多出了一个编号外，文本前和编号后还都多出了一部分空格，这两部分叫做缩进，也称制表位，为了让编号前后变得美观，我们需要对制表位进行调整，比较便捷的方法是直接调整。打开视图菜单栏显示部分，勾选标尺，界面上方会出现一栏标尺，标尺的元素解读如下：
因此，如果我们要调整编号后面的部分，只需调整标尺上的滑块，使序号前后的部分美观即可。
当调节完成后，选中这一段落，运用格式刷（开始菜单栏剪贴板部分的小刷子）对其他文本进行相同的调节即可。
如何让每段第一行都空出两个（或其他）格
每段开头空出来的这两个格，其实就是我们标尺解读展示的首行缩进，只不过缩进的单位不是英寸，而是两个字符。我们选择这个段落，右键或在开始菜单栏段落部分点击右下角按钮进入段落设置，在缩进部分，特殊缩进选择首行，右侧缩进值输入 2 字符（或其他），完成！
如何让除了第一行都空出两个格（悬挂缩进）
和上面一样，我们选择需要调整的段落，右键或在开始菜单栏段落部分点击右下角按钮进入段落设置，在缩进部分，特殊缩进选择悬挂，右侧缩进值输入 2 字符（或其他），完成！这在 APA 格式的参考文献写作中尤其重要。
如何快速选择文本
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鼠标移至正文左侧空白处，当鼠标指针变为反向鼠标指针后，向下拖动即可快速选择文本；
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使用快捷键
Ctrl+A快速选择所有文本，这也是多数软件的默认全选快捷键； -
点击需要选中的文本开始的地方，按住
Shift键不放，再点击需要选中的文本的末尾，完成选取； -
选取一代文本后，按住
Ctrl键不放，选择另一端不连续的文本；
如何使文本按照字母顺序排序
选中文本后，找到开始菜单栏段落部分，选中排序（A➡Z 的图标），英文通过文字排序，中文可以通过拼音排序，你也可以选择其他排序方式。
如何删除页眉上面的横线
开始菜单栏找到段落部分，然后选择无框线。
如何自动保存
写完一段话多敲两遍
Ctrl+S
依次找到菜单栏文件 - 选项 - 保存，将保存自动恢复信息时间间隔设置为 5 分钟或更短，并在下方缓存设置中设置将文件保存在 Office 文档缓存 中的天数为 30 天。这两个设置可以救命，也别问我怎么知道的。
有哪些节省时间的常用快捷键
Ctrl+S 保存
Ctrl+Z 撤销
Ctrl+B 加粗
Ctrl+I 倾斜
Ctrl+U 下划线
Ctrl+C 复制
Ctrl+V 粘贴
Ctrl+X 剪切
Ctrl + Shift + C 复制格式
Ctrl + Shift + V 粘贴格式
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Ctrl+F 查找
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你也可以将需要的功能添加到快速访问工具栏，通过 Alt + 数字 实现快捷键的功能。